10 tips om je eigen evenement op te zetten

Bij elk evenement kunnen problemen opduiken. Soms moet je Plan B inzetten als Plan A niet werkt. Geen enkel evenement is perfect, dus maak je geen zorgen over kleine foutjes. Met een goede planning kun je het zo perfect mogelijk maken. Sta jij op het punt om een evenement te plannen? Hier zijn 10 belangrijke dingen om te overwegen:

Doe eerst belangrijke dingen

Begin met de belangrijkste taken bij het plannen van een evenement. Denk aan de locatie, hoe groot het evenement zal zijn, het eten, het programma en de datum. Dit zijn de belangrijkste aspecten om er een succes van te maken. Controleer ook van tevoren of de datum die je hebt gekozen beschikbaar is.

Een budget opstellen

Het is slim om te weten hoeveel geld je kunt uitgeven voordat je verder gaat met plannen. Verdeel je uitgaven in verschillende categorieën, zodat je niet te veel geld aan één ding uitgeeft en te weinig aan iets anders. Als je bijvoorbeeld geen grote locatie kunt betalen, kun je iets kleiners kiezen. Toch iets groots nodig? Zoek dan een sponsor. Daarnaast heb je misschien een grote tent van Creative Structures nodig om iedereen onder te brengen, of apparatuur voor beeld en muziek. Neem dit allemaal op in je budget!

Wie komt er?

Is het voor iedereen, of is het een besloten bijeenkomst? Het is belangrijk om je evenement te promoten bij het juiste publiek. Je kunt flyers verspreiden, uitnodigingen via de post sturen of je evenement op social media aankondigen om mensen te bereiken.

Kies een locatie

Een heel belangrijk onderdeel. Als je klanten te ver moeten reizen om er te komen, kan dat een probleem zijn. Ze besluiten dan misschien om niet te komen omdat het te ver is. Het kan ook zijn dat de locatie niet goed past bij wat je wilt bereiken met het evenement.

Programma

Een programma is een handige manier om aan de gasten te laten zien dat je evenement goed georganiseerd is. Het programma bevat een schema met tijden voor elke presentatie of activiteit. Ook staat erop waar alles plaatsvindt, zodat iedereen weet waar ze moeten zijn. Bij een grote locatie kan een plattegrond handig zijn om de weg te vinden.

Welk entertainment?

Het entertainment moet passen bij het thema van je evenement en je doelgroep. Verschillende evenementen vragen om een verschillende aanpak. Denk aan wat het beste past bij de sfeer en de mensen die zullen deelnemen. Houd rekening met de benodigde apparatuur en de ruimte.

Wifi toegang

WiFi-toegang betekent dat er internet beschikbaar is op de locatie van het evenement. Dit is belangrijk omdat veel zakelijke activiteiten tegenwoordig internet nodig hebben. Je hebt misschien WiFi nodig voor presentaties, toegang tot apps en meer.

Coördineren vrijwilligers en personeel

Deze mensen zijn van onschatbare waarde. Ze komen vroeg om te helpen bij de voorbereiding en blijven na het evenement om alles op te ruimen. Soms heeft de locatie een eigen schoonmaakploeg, maar je hebt ook je eigen team nodig om te helpen.

Gastvrijheid

Het is oké om taken aan anderen over te laten; je hoeft niet alles zelf te doen. Zorg ervoor dat jij en je team vriendelijk en toegankelijk zijn voor de mensen die je hebt ingehuurd voor het evenement. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het is de belangrijkste stap om een goede indruk te maken op de bedrijven, gasten en medewerkers waarmee je werkt.

Neem de tijd

Neem voldoende tijd om al deze taken uit te voeren. Wacht niet tot het laatste moment om alles gedaan te krijgen. Je zult jezelf alleen maar meer stress bezorgen en vastlopen in een situatie waar je niet wilt zijn. Blijf delegeren, beheer je tijd goed en, het allerbelangrijkste, heb plezier! Met deze 10 dingen ben je op weg naar een zeer succesvol evenement!